Manual de Gestión Documental
- Folio
- ARSAY-06-022024
- Estatus
- En proceso
- Dependencia
- Secretaria del Ayuntamiento
- Unidad administrativa
- Direccion de Enlace Municipal de la SAY
- Año
- 2024
- Mes
- Agosto
- Periodo
- Periodo 2
- Acción regulatoria
- Emisión de Reglamento
- Materia
- Gestión documental y archivo
- Problemática
El Gobierno de Monterrey ha avanzado de gran manera en el establecimiento de política pública en materia de gestión documental, creando la Coordinación de Archivo Histórico y Administrativo la cual es ahora la dependencia encargada de la gestión documental. Misma que ha tenido entre otros diversos más, el acierto de crear el Grupo Interdisciplinario de Archivo y sus Reglas de Operación. Este órgano auxilia en la valoración documental. Sin embargo, a pesar de estos grandes avances actualmente, la falta de normatividad para la gestión documental, particularmente sobre el Ciclo de Vida de la documentación que existe en el Gobierno de Monterrey genera diversos problemas al intentar dar de baja documentos siniestrados o realizar transferencias primarias y secundarias de archivos, en virtud de no existir un proceso a nivel municipal estandarizado que marque las pautas de dicho seguimiento. Aunque existe una ley a nivel estatal, su aplicación directa es la solución más adecuada para las necesidades específicas del municipio
Por ello, se considera oportuno proponer la creación de un Manual de Gestión Documental ante el Grupo Interdisciplinario de Archivos de Monterrey. Este Manual permitiría mejorar la gestión documental a nivel local, estableciendo pautas claras y efectivas para la baja de documentos y las transferencias de archivos
- Justificación
La creación de un Manual de Gestión Documental es crucial para abordar una serie de necesidades sociales y resolver problemas importantes en la administración pública. Inicialmente es relevante destacar que se cumplirá con la obligación del Gobierno de Monterrey en materia de archivo y gestión documental, sin embargo, más allá de cumplimiento por sí mismo, este manual proporciona pautas claras y efectivas para organizar, conservar y administrar los documentos gubernamentales de manera eficiente